HĐPHPBGDPL - BAN TƯ PHÁP XÃ ĐỨC THANH

CHƯƠNG TRÌNH TUYÊN TRUYỀN, PHỔ BIẾN GIÁO DỤC PHÁP LUẬT TRÊN HỆ THỐNG TRUYỀN THANH CỦA ĐỊA PHƯƠNG NĂM 2018

(Một số nội dung cơ bản của Luật hộ tịch)

Ngày 20/11/2014, tại kỳ họp thứ 8 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII đã thông qua Luật hộ tịch. Ngày 04/12/2014, Chủ tịch nước đã ký Lệnh số 18/2014/L-CTN về việc công bố Luật hộ tịch. Luật hộ tịch có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016.

I. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LUẬT HỘ TỊCH

1. Những quy định chung (Chương I)

a) Phạm vi điều chỉnh, khái niệm hộ tịch và nội dung đăng ký hộ tịch

Xuất phát từ yêu cầu xây dựng một đạo luật làm cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất về đăng ký và quản lý hộ tịch trong toàn quốc và tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, Luật hộ tịch quy định rõ về phạm vi điều chỉnh của Luật, xác định khái niệm hộ tịch và quy định rõ các nội dung của việc đăng ký hộ tịch.

Luật hộ tịch chủ yếu quy định về thẩm quyền, thủ tục đăng ký hộ tịch. Để bảo đảm tính ổn định của hệ thống pháp luật, Luật hộ tịch không quy định thẩm quyền, thủ tục giải quyết các việc về quốc tịch, nuôi con nuôi mà Luật quốc tịch Việt Nam, Luật nuôi con nuôi đã quy định, trừ việc ghi vào sổ việc nuôi con nuôi của công dân dân Việt Nam đã giải quyết ở nước ngoài do đây là loại việc đơn giản, cần thống nhất giao cho UBND cấp huyện thực hiện (theo Luật nuôi con nuôi và Nghị định số 19/2011/NĐ-CP của Chính phủ, việc ghi vào sổ hộ tịch việc nuôi con nuôi của công dân Việt Nam đã giải quyết ở nước ngoài thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp).

Để làm rõ nội hàm, là cơ sở để xác định phạm vi đăng ký hộ tịch, Luật hộ tịch đã giải thích và làm rõ khái niệm hộ tịch, đăng ký hộ tịch và các vấn đề có liên quan:

* Hộ tịch là những sự kiện được quy định tại Điều 3 của Luật này, xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết (Khoản 1 Điều 2).

* "Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư".

* Nội dung đăng ký hộ tịch là việc:

- Xác nhận và ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch; khai tử (Khoản 1 Điều 3);

- Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm: thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ, con; xác định lại giới tính; nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật; công nhận việc kết hôn; công nhận giám hộ; tuyên bố hoặc huỷ tuyên một người mất tích, đã chết; bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự (Khoản 2 Điều 3).

- Ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài bao gồm: khai sinh; kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch; khai tử (Khoản 3 Điều 3).

b) Về bảo đảm quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân; nguyên tắc đăng ký hộ tịch

Trên cơ sở xác định quản lý và đăng ký hộ tịch là một trong những lĩnh vực quan trọng của quản lý nhà nước, có liên quan đến các quyền và lợi ích hợp pháp của mỗi cá nhân, Luật hộ tịch đã dành riêng một điều (Điều 6) để xác định quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của công dân. Theo đó, các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam, công dân nước ngoài thường trú tại Việt Nam đều phải được cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký hộ tịch. Ngoài ra, để bảo đảm thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch, Luật hộ tịch cũng quy định về trách nhiệm của nhà nước trong việc bảo đảm điều kiện thuận lợi nhất để người dân thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch cũng như điều kiện về ngân sách, cơ sở vật chất, nguồn lực để cơ quan đăng ký hộ tịch có điều kiện thực thi tốt nhiệm vụ của mình trong đăng ký và quản lý hộ tịch (Điều 8).

Xuất phát từ quan điểm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong đăng ký hộ tịch, Luật hộ tịch quy định rõ: khi đăng ký hộ tịch, người dân phải được tiếp cận các thủ tục đăng ký một cách công khai, minh bạch; cơ quan đăng ký hộ tịch phải có trách nhiệm ghi vào Sổ hộ tịch và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đầy đủ các nội dung đăng ký hộ tịch. Luật cũng quy định mỗi loại việc hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định của Luật hộ tịch. Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch, Luật cũng quy định rõ cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống (Điều 5). Việc quy định người dân có quyền lựa chọn nơi đăng ký hộ tịch là điểm mới cơ bản so với các quy định về xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP. Để bảo đảm nguyên tắc mỗi loại việc hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch, Luật hộ tịch cũng đã quy định trách nhiệm thông báo của cơ quan đăng ký hộ tịch sau khi đăng ký các sự kiện hộ tịch cho người dân, theo đó: “Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú” (Khoản 4 Điều 5).

c) Các hành vi bị nghiêm cấm

Để hạn chế những hành vi tiêu cực có thể phát sinh tại cơ quan đăng ký hộ tịch, nâng cao ý thức trách nhiệm của người đi đăng ký hộ tịch, Luật hộ tịch đã đưa ra các quy định cấm đối với cá nhân khi đăng ký hộ tịch, bao gồm 9 nhóm hành vi sau đây (Điều 12):

- Cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; làm hoặc sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ của người khác để đăng ký hộ tịch;

- Đe dọa, cưỡng ép, cản trở việc thực hiện quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch;

- Can thiệp trái pháp luật vào hoạt động đăng ký hộ tịch;

- Cam đoan, làm chứng sai sự thật để đăng ký hộ tịch;

- Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch;

- Đưa hối lộ, mua chuộc, hứa hẹn lợi ích vật chất, tinh thần để được đăng ký hộ tịch;

- Lợi dụng việc đăng ký hộ tịch hoặc trốn tránh nghĩa vụ đăng ký hộ tịch nhằm động cơ vụ lợi, hưởng chính sách ưu đãi của Nhà nước hoặc trục lợi dưới bất kỳ hình thức nào;

- Người có thẩm quyền quyết định đăng ký hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch cho bản thân hoặc người thân thích theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình;

- Truy cập trái phép, trộm cắp, phá hoại thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Luật hộ tịch quy định Giấy tờ hộ tịch được cấp cho trường hợp đăng ký hộ tịch vi phạm quy định tại các điểm a, d, đ, g và điểm h Khoản 1 Điều 12 đều không có giá trị và phải thu hồi, huỷ bỏ (Khoản 2 Điều 12).

Cá nhân thực hiện hành vi quy định tại Khoản 1 Điều 12 thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Trường hợp cán bộ, công chức vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này, ngoài bị xử lý như trên còn bị xử lý kỷ luật theo quy định pháp luật về cán bộ, công chức (Khoản 3 Điều 12).

d) Những vấn đề khác

- Để phù hợp với tiến trình cải cách hành chính, áp dụng khoa học công nghệ trong đăng ký và quản lý hộ tịch, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân, Luật hộ tịch đã quy định các phương thức đăng ký hộ tịch hết sức linh hoạt. Theo đó, cá nhân có yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch có thể trực tiếp nộp hồ sơ, gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính và khi điều kiện cho phép có thể gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến (Khoản 1 Điều 9).

- Để giải quyết vấn đề xác nhận và sử dụng giấy tờ do nước ngoài cấp tại Việt Nam, Luật hộ tịch đã quy định: Những giấy tờ liên quan đến việc đăng ký hộ tịch nếu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải hợp pháp hóa lãnh sự (Điều 10). 

Ngoài ra, Chương này còn quy định về vấn đề lệ phí hộ tịch (Điều 11). Theo đó, miễn lệ phí đăng ký hộ tịch cho những người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật; đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

2. Đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã (Chương II)

a) Thẩm quyền đăng ký hộ tịch

- Thẩm quyền đăng ký các việc hộ tịch trong nước của Ủy ban nhân dân cấp xã bao gồm: Đăng ký khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; giám hộ (bao gồm cả đăng ký chấm dứt, thay đổi giám hộ); thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (như: thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ, con; xác định lại giới tính; nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; công nhận giám hộ; tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự; xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác và đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử có yếu tố nước ngoài ở khu vực biên giới); đăng ký khai tử.

- Về thẩm quyền đăng ký hộ tịch:

+ Việc khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ.

+ Việc kết hôn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của một trong hai bên nam, nữ.

+ Việc nhận cha, mẹ, con được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con.

+ Việc giám hộ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người giám hộ hoặc người được giám hộ cư trú.

+ Việc chấm dứt giám hộ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký việc giám hộ trước đây

+ Việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi, bổ sung thông tin hộ tịch được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân.

+ Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch của cá nhân thực hiện việc ghi vào sổ việc thay đổi hộ tịch khi nhận được thông báo của Tòa án, cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử; trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

- Thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú trong Luật hộ tịch được xác định là nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi cá nhân đang sinh sống.

b) Trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch

Về cơ bản, các thủ tục đăng ký hộ tịch hiện hành đã khá đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho người có yêu cầu nên tiếp tục được kế thừa trong Luật. Cá nhân có yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) cho cơ quan đăng ký hộ tịch kèm theo các giấy tờ chứng minh cho sự kiện hộ tịch cần đăng ký (Giấy chứng sinh hoặc văn bản thay thế, giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế giấy báo tử, giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con, giấy tờ làm căn cứ chứng minh việc thay đổi, cải chính hộ tịch …)

Người đi đăng ký hộ tịch chỉ phải xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân (có thể là Thẻ Căn cước công dân theo Luật căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, giấy tờ hợp lệ thay thế khác đối với người chưa có Thẻ Căn cước công dân) mà không phải xuất trình bất kỳ giấy tờ nào khác để chứng minh như: hộ khẩu chứng minh nơi cư trú, giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân của cha mẹ - khi đăng ký khai sinh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân – khi làm thủ tục kết hôn). Tuy nhiên, trong giai đoạn chuyển tiếp, khi chưa có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì, trước mắt người dân vẫn phải xuất trình các giấy tờ nêu trên.

Luật hộ tịch cũng quy định cụ thể về nội dung đăng ký khai sinh, xác định nội dung đăng ký khai sinh là thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân, được ghi vào Sổ hộ tịch, Giấy khai sinh, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Hồ sơ, giấy tờ của cá nhân liên quan đến thông tin khai sinh phải phù hợp với nội dung đăng ký khai sinh của người đó (Điều 14). Luật hộ tịch cũng quy định nguyên tắc cấp Số định danh cá nhân khi đăng ký khai sinh; cập nhật thông tin hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch; về thời hạn, trách nhiệm thực hiện việc đăng ký khai sinh, khai tử; thời gian và trình tự giải quyết các việc đăng ký hộ tịch, bảo đảm chặt chẽ nhưng rút ngắn thời hạn giải quyết thủ tục hành chính so với quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

3. Đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp huyện (Chương III)

Chương này quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký các loại việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài và việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú trong nước từ đủ 14 tuổi trở lên, xác định lại dân tộc.

a) Phạm vi các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài:

Phạm vi các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài được quy định cụ thể như sau:

- Việc khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch; có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch. Việc khai sinh cho trẻ em sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh về cư trú tại Việt Nam có cha và mẹ là công dân Việt Nam; có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.

- Việc kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài; giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau; giữa công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam hoặc với người nước ngoài; giữa người nước ngoài cư trú tại Việt Nam với nhau.

- Việc giám hộ giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài cùng cư trú tại Việt Nam;

- Việc nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài; giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau; giữa công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam hoặc với người nước ngoài; giữa người nước ngoài với nhau mà một hoặc cả hai bên thường trú tại Việt Nam.

- Việc khai tử cho người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam.

Riêng ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì được mở rộng hơn (pháp luật hiện hành mới chỉ quy định trình tự, thủ tục ghi vào sổ việc khai sinh, kết hôn, nhận cha, mẹ, con, nuôi con nuôi của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Để bảo đảm quyền lợi của công dân Việt Nam, tăng cường hiệu quả quản lý nhà nước, Luật hộ tịch quy định: Việc hủy kết hôn, giám hộ và thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cũng được ghi vào sổ hộ tịch theo trình tự, thủ tục quy định tại Chương này.

b) Thẩm quyền đăng ký

Để thực hiện định hướng lớn về cải cách hành chính, với quan điểm thực hiện phân cấp mạnh cho chính quyền cơ sở, nhằm phát huy năng lực, trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện, tăng cường vai trò quản lý của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi thực hiện việc đăng ký hộ tịch, Luật hộ tịch đã giao thẩm quyền đăng ký các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài cho Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ 14 tuổi trở lên cư trú trong nước, xác định lại dân tộc tiếp tục được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, theo đó Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền giải quyết các việc này.

c) Trình tự, thủ tục đăng ký

Cơ bản, trình tự, thủ tục đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện được kế thừa các quy định hiện hành, có đơn giản, rút gọn hơn về quy trình và thời hạn giải quyết một số loại việc hộ tịch (như: việc đăng ký kết hôn, nhận cha, mẹ, con đều rút ngắn thời hạn giải quyết). Cá nhân có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) cho cơ quan đăng ký hộ tịch kèm theo các giấy tờ chứng minh cho sự kiện hộ tịch cần đăng ký và xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân (có thể là Thẻ Căn cước công dân theo quy định của Luật Căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, giấy tờ hợp lệ thay thế đối với người nước ngoài) mà không phải xuất trình bất kỳ giấy tờ nào khác. Tuy nhiên, trong giai đoạn chuyển tiếp, khi chưa có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì, trước mắt người dân vẫn phải xuất trình các giấy tờ cần thiết.

4. Đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện (Chương IV)

Giống như thông lệ các nước trên thế giới, pháp luật về hộ tịch của một nước không chỉ điều chỉnh các quan hệ về hộ tịch phát sinh ở trong nước, mà còn điều chỉnh những quan hệ về hộ tịch của công dân quốc gia đó phát sinh tại nước ngoài. Vì vậy, Luật hộ tịch cũng đã dành riêng Chương IV để quy định những vấn đề cơ bản liên quan đến việc quản lý và đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, nhằm bảo đảm vai trò quản lý của nhà nước, đồng thời bảo đảm quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của công dân Việt Nam ở nước ngoài.

a) Phạm vi đăng ký hộ tịch

Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện việc đăng ký các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam phát sinh ở nước ngoài trong thời gian công dân Việt Nam cư trú tại nước ngoài. Đối với yêu cầu đăng ký hộ tịch giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài, Cơ quan đại diện chỉ đăng ký khi việc đăng ký đó không trái với quy định của pháp luật nước tiếp nhận. Luật hộ tịch giao Bộ Ngoại giao chủ trì phối hợp với Bộ Tư pháp hướng dẫn thẩm quyền, thủ tục đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài (Điều 53).

b) Công chức làm công tác hộ tịch tại Cơ quan đại diện

Xuất phát từ thực tiễn, các cán bộ làm việc tại Cơ quan đại diện đều công tác theo nhiệm kỳ (3 năm), vì vậy, tại Cơ quan đại diện không thể có công chức làm công tác hộ tịch chuyên trách, do đó, Luật hộ tịch quy định người thực hiện công tác quản lý, đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện phải được bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý và đăng ký hộ tịch trước khi đảm nhiệm công việc này (khoản 2, Điều 54).

c) Việc lập Sổ hộ tịch và trách nhiệm báo cáo của Cơ quan đại diện

Để quản lý thống nhất việc đăng ký hộ tịch tại các Cơ quan đại diện, Luật hộ tịch quy định Bộ Ngoại giao lập Sổ hộ tịch để ghi chép, cập nhật và cấp trích lục các việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã đăng ký tại Cơ quan đại diện (Điều 55).

Bên cạnh đó, để kết nối thông tin đăng ký hộ tịch giữa các Cơ quan đại diện với cơ quan quản lý (Bộ Ngoại giao), Luật đã quy định trách nhiệm thông tin, báo cáo về kết quả đăng ký hộ tịch của công dân Việt Nam ở nước ngoài tại Cơ quan đại diện (Điều 56). Theo đó, sau khi đăng ký sự kiện hộ tịch cho công dân Việt Nam ở nước ngoài, Cơ quan đại diện có trách nhiệm thông báo bằng văn bản kèm theo trích lục hộ tịch về trong nước cho Bộ Ngoại giao để ghi vào Sổ hộ tịch và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

5. Cơ sở dữ liệu hộ tịch, cấp trích lục hộ tịch (Chương V)

a) Cơ sở dữ liệu hộ tịch:

Nhận thức được tầm quan trọng của dữ liệu hộ tịch trong công tác quản lý nhà nước, nhất là trong việc hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, cũng như chính sách về dân số, kế hoạch hóa gia đình, Luật hộ tịch dành riêng một mục trong chương này quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Ngoài Cơ sở dữ liệu hộ tịch là sổ giấy (Sổ hộ tịch), Luật hộ tịch quy định việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm mục đích xây dựng một nền hành chính hiện đại, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý nhà nước trong thời kỳ mới, theo đúng tinh thần Nghị quyết Đại hội lần thứ XI của Đảng: “phấn đấu đến năm 2020, về cơ bản Việt Nam trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại”.

Với tinh thần đó, Luật hộ tịch đã xác định: Các sự kiện hộ tịch của cá nhân ngay sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch đều phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Cơ quan đăng ký hộ tịch chịu trách nhiệm về mọi thông tin hộ tịch được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (khoản 1 Điều 60). Cơ sở dữ liệu hộ tịch được quản lý, bảo mật, bảo đảm an toàn; chỉ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới được tiếp cận và khai thác theo quy định của pháp luật (khoản 1 Điều 61).

Vấn đề xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất là một nội dung mới, có tính chất phức tạp, liên quan đến nhiều bộ, ngành ở Trung ương và địa phương, vì vậy Luật hộ tịch quy định mang tính nguyên tắc về vấn đề này theo hướng: "Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối để cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư” (khoản 1, Điều 59). 

Để cụ thể hóa những nội dung liên quan đến việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, phục vụ yêu cầu xây dựng hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến cần có sự trao đổi, thống nhất giữa các bộ, ngành liên quan và các địa phương, do đó, Luật hộ tịch giao Chính phủ quy định sự phối hợp giữa các bộ, cơ quan ngang bộ và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong việc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; thủ tục, trình tự đăng ký hộ tịch trực tuyến; việc kết nối, cung cấp, trao đổi thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (khoản 2 Điều 59).

Về nguyên tắc, nội dung trong Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là như nhau. Tuy nhiên, để khắc phục tình trạng có sự khác nhau về nội dung giữa Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Luật quy định: Trường hợp thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khác với thông tin trong Sổ hộ tịch thì phải điều chỉnh cho phù hợp với Sổ hộ tịch (khoản 2 Điều 60).

Để bảo đảm việc cập nhật, chia sẻ kết nối giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, đặc biệt là Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tránh chồng chéo, lãng phí trong việc xây dựng các cơ sở dữ liệu ngành, Luật hộ tịch đã quy định: Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là cơ sở dữ liệu ngành, được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch, được kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Các trường thông tin đã được ngành Tư pháp cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ được cập nhật đồng thời vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Cơ sở dữ liệu được dùng chung cho các ngành, địa phương trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến yêu cầu của người dân.

b) Cấp trích lục hộ tịch

Thay cho việc cấp bản chính các giấy tờ hộ tịch theo từng loại việc hộ tịch đã được đăng ký như quy định hiện nay và để đơn giản hóa đến mức tối đa giấy tờ cấp cho người dân, Luật hộ tịch quy định chung một loại giấy tờ hộ tịch cấp cho người có yêu cầu đăng ký hộ tịch là: Trích lục hộ tịch.

Bên cạnh đó, để đáp ứng yêu cầu của người dân, bảo đảm tính kế thừa đối với một số thủ tục như khai sinh, kết hôn, Luật hộ tịch tiếp tục quy định sau khi đăng ký việc khai sinh, kết hôn, cơ quan đăng ký hộ tịch cấp Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn cho người dân.

Về thẩm quyền cấp trích lục, trên cơ sở xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, Luật hộ tịch đã mở rộng thẩm quyền – không chỉ cơ quan đăng ký hộ tịch – mà bất kỳ cơ quan có thẩm quyền quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào, trên cơ sở Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đều có thẩm quyền cấp trích lục cho người có yêu cầu. Quy định này nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân. Khi xây dựng xong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì việc cấp trích lục hộ tịch cũng như các giấy tờ khác của cá nhân không còn cần thiết nữa, vì những thông tin cơ bản của cá nhân đã được quản lý trong Cơ sở dữ liệu này, khi cần thiết, người dân chỉ cần thông báo Số định danh cá nhân của mình là có thể được cung cấp các thông tin cá nhân để phục vụ yêu cầu giải quyết các thủ tục hành chính. Như vậy, về cơ bản người dân sẽ không phải chịu áp lực về việc lưu giữ, bảo quản nhiều giấy tờ, không phải sao chụp giấy tờ khi thực hiện thủ tục hành chính, đồng thời cũng cắt giảm đáng kể kinh phí hàng năm cho việc in ấn, phát hành giấy tờ hộ tịch nói riêng, giấy tờ liên quan đến công dân nói chung. Ngoài ra, Luật hộ tịch cũng quy định trích lục hộ tịch có giá trị như một bản chính giấy tờ hộ tịch, là cơ sở để đối chiếu chứng thực bản sao (Điều 64).

II. NHỮNG ĐIỂM MỚI CƠ BẢN CỦA LUẬT HỘ TỊCH

1. Khẳng định ví trí, vai trò của công tác đăng ký hộ tịch, nhất là đăng ký khai sinh, cấp Giấy khai sinh và Số định danh cá nhân cho người được khai sinh khi đăng ký khai sinh. Theo Luật căn cước công dân, Số định danh cá nhân được cấp cho mỗi công dân Việt Nam (nhằm mã hóa những thông tin cơ bản của công dân), không lặp lại ở người khác, được quản lý trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đối với người dưới 14 tuổi, Số định danh cá nhân được ghi vào Giấy khai sinh và đây chính là số thẻ căn cước công dân của người đó khi đủ tuổi được cấp Thẻ căn cước công dân. Đó là quy định mang tính đột phá trong công tác quản lý hộ tịch và quản lý dân cư, là tiền đề quan trọng để tiến tới mục tiêu cắt giảm nhiều loại giấy tờ, tạo thuận lợi cao nhất cho người dân khi tham gia giao dịch, thực hiện thủ tục hành chính.

2. Luật quy định xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân (cùng với cơ sở dữ liệu giấy), kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Theo đó, thông tin hộ tịch của cá nhân sẽ được quản lý tập trung, thống nhất; các Bộ, ngành, địa phương sử dụng thông tin công dân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để phục vụ công tác quản lý của Bộ, ngành, địa phương mình (mà không phải nhập lại), cũng như giải quyết thủ tục hành chính cho người dân.

3. Luật có những quy định cải cách mạnh mẽ về trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch, tạo thuận lợi tối đa cho người dân (như: đơn giản hóa và cắt giảm nhiều giấy tờ không cần thiết khi đăng ký hộ tịch; cải tiến phương thức nộp hồ sơ để người dân lựa chọn – nộp trực tiếp, gửi qua bưu chính hoặc qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến khi điều kiện cho phép; giảm thời hạn giải quyết đối với hầu hết các việc hộ tịch). Luật hộ tịch cũng quy định cá nhân có quyền lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch cho mình mà không phải phụ thuộc vào nơi cư trú như trước đây. Cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Khi đăng ký hộ tịch, người dân được cấp trích lục hộ tịch. Đối với một số việc hộ tịch quan trọng liên quan trực tiếp đến đời sống hàng ngày của người dân là khai sinh, kết hôn, Luật hộ tịch quy định sau khi đăng ký người dân vẫn được cấp bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.

4. Luật quy định rõ việc miễn lệ phí Đăng ký hộ tịch cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật; đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ, kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

5. Quán triệt quan điểm phân cấp mạnh cho chính quyền địa phương/cơ sở, Luật quy định Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết toàn bộ các việc đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài; thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú trong nước, xác định lại dân tộc, trừ việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam; kết hôn, nhận cha, mẹ, con của công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với công dân của nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định lâu dài tại khu vực biên giới của Việt Nam. Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký các việc hộ tịch còn lại. Quy định này nhằm phát huy tối đa năng lực, trách nhiệm của chính quyền địa phương; bảo đảm tăng cường vai trò quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, tiến tới mục tiêu lâu dài là phân cấp triệt để thẩm quyền đăng ký hộ tịch cho chính quyền cơ sở khi điều kiện cho phép.

6. Luật quy định rõ tiêu chuẩn, trình độ của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch, nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ này, tăng cường trách nhiệm và tính chuyên nghiệp, hạn chế sai sót, vi phạm; làm rõ trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và những sai phạm trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương do buông lỏng quản lý./.

(Chuyển ban văn hóa tuyên truyền vào buổi chiều thứ 2,4,6 trong tuần)

        Phê duyệt nội dung                                              Biên soạn nội dung

        CHỦ TỊCH HĐPHCTPBGDPL                                   CÁN BỘ TƯ PHÁP

            Trần Văn Hải                                         Nguyễn Trọng Vinh